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Die Durchführung einer Kassennachschau - das BMF erläutert

Mit einer Kassennachschau soll die zeitnahe Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der Übernahme der Daten in die Buchführung erfolgen.


Unter die Kassennachschau fallen elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Geldspielgeräte. Auch offene Ladenkassen können bei einer Kassennachschau z. B. durch Kassensturz geprüft werden, da die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen ist, wird dies oftmals das Ergebnis des Prüfers sein.
                                                      
Eine Kassennachschau ist keine Außenprüfung. Eine Kassennachschau muss daher nicht vorher angekündigt werden. Der damit beauftragte Amtsträger darf während der üblichen Geschäfts- bzw. Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke bzw. -räume betreten. Dies gilt auch für Fahrzeuge (z. B. bei Taxametern). Auch gemietete Räumlichkeiten oder Fahrzeuge dürfen betreten werden. Das Betreten muss der Sachverhaltsermittlung dienen; es umfasst aber kein Durchsuchungsrecht.
 
Der Amtsträger hat sich vor Beginn seiner Tätigkeit auszuweisen. Ist der Betriebsinhaber nicht anwesend, kann dies auch gegenüber Arbeitnehmern erfolgen, welche mit dem Kassensystems vertraut sein können.
 
Noch keine Ausweispflicht besteht vor Tätigkeitsbeginn. So ist es dem Prüfer erlaubt, zunächst die Kassenführung in allgemein zugänglichen Räumen nur zu beobachten. Dies ermöglicht auch sog. Testkäufe oder Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Solch eine „Beobachtungsphase“ kann durchaus auch schon mehrere Tage vor der eigentlichen Kassennachschau liegen. Der Kassenprüfer darf zu Dokumentationszwecken Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.
 
Vorgehensweise
Hat sich der Amtsträger ausgewiesen, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassennachschau verpflichtet. Aus dem Datenzugriffsrecht ergibt sich die Pflicht, dem Prüfer die Einsichtnahme in die (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie alle für die Kassenführung relevanten Organisationsunterlagen zu gewähren. Ebenso können  auch schon vor dem 01.01.2020  Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangt werden. Ab 2020 muss zudem ein Auslesen über die digitale Schnittstelle oder einen entsprechenden Datenträger ermöglicht werden. Vor 2020 kann dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Steuerpflichtigen erfolgen. Auch weitere Unterlagen, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle, etc. sind vorzulegen und Auskünfte hierzu zu erteilen.
 
 
Übergang zur Außenprüfung
Ohne vorherige Prüfungsanordnung kann zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Diese ist möglich, wenn zuvor Beanstandungen festgestellt werden. Dazu können z. B. auch „nur“ fehlende Dokumentationsunterlagen (Betriebsanleitung, Protokolle zu Programmänderungen, etc.) der Anlass sein. Zu einer Außenprüfung wird vor allem dann übergangen werden, wenn diese eine sofortige Sachverhaltsaufklärung verspricht. Der Zeitpunkt des Übergangs ist mit Datum und Uhrzeit festzuhalten und dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen. Dieser schriftliche Übergangshinweis ersetzt die sonst übliche Prüfungsanordnung.
 
Über eine Kassennachschau wird kein Prüfungsbericht gefertigt. Ebenso kann nach einer Kassennachschau ein Vorbehalt der Nachprüfung weiterhin fortbestehen.
 
Selbstverständlich kann bei einer Kassennachschau der Übergang zur Außenprüfung mit Einspruch angefochten werden. Der Amtsträger ist  verpflichtet, einen schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Jedoch hat ein Einspruch keine aufschiebende Wirkung und verhindert eine Kassennachschau nicht. Für spätere Änderungsbescheide entsprechend den Ergebnissen der Kassennachschau gelten die allgemeinen Regeln; insbesondere ist ein Einspruch möglich.
erstellt am 28.06.2018

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