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Beirat als Organ einer GmbH

Fachartikel von Hans-Lutz Hildebrandt
Beirat - Controller und/oder Bereater einer GmbH - Wann ist die Berufung sinnvoll?

Das Gesetz sieht für Kapital-Gesellschaften auf der Grundlage des GmbH-, Aktien- sowie Mitbestimmungsrecht unterschiedliche Organschaften sowie Verpflichtungen vor.
So können GmbH und UG sich freiwillig mit einem Beirat (auch Verwaltungsrat oder Gesellschafterausschuss genannt) ausstatten.
Eine AG hat dagegen die gesetzliche Auflage einen Aufsichtsrat als Organ zu wählen.
Wir beschränken uns nachstehend auf Ausführungen zum Beirat einer GmbH / UG. – Die Bezeichnung „Beirat" ist nirgends fest vorgegeben. Oft wird der Beirat als Organ auch „Verwaltungsrat" oder „Gesellschafterausschuss" bezeichnet.


Die Organe einer GmbH / UG
1.      die Gesellschafterversammlung,
2.      mindestens einen Geschäftsführer 
3.      freiwillig – ein Beirat / Aufsichtsrat – sofern das Mitbestimmungsgesetz dies vorsieht
 
Das GmbH-Gesetz sieht die fakultative, also die mögliche und freiwillige, Bestellung eines Aufsichtsrats durch die Gesellschafterversammlung in der Satzung vor, sofern die GmbH unter 500 Mitarbeiter hat und keine Kapitalanlagegesellschaft mit Publikumsinteressen vorliegt. –
Ein Beirat als weiteres Organ einer GmbH kann bei der GmbH-Gründung bereits in die Satzung aufgenommen oder von den Gesellschaftern nachträgliche durch eine bei einem Notar vorzunehmende Satzungsänderung als ein weiteres GmbH-Organ vorgeschrieben werden.
Soweit eine GmbH-Satzung dies vorgibt, ist ein Beirat zwingend einzusetzen. – Bei Neu-Gründung einer GmbH sollte man bereits in der Satzung vorsehen „ ein Beirat kann von den Gesellschaftern mit einfacher Stimmen-Mehrheit bestellt/berufen werden “. Dies erleichtert beim Verkauf von Geschäftsanteilen einen Beirat vor Anteils-Übertragung zu berufen.
Eine Beirats-Klausel wird oft durch Senior-Gesellschafter dann in die GmbH-Satzung eingebracht, wenn Familien Geschäftsanteile und die Führung der GmbH übernehmen. In solchen Fällen wird oder sollte der Senior-Berater vor einer Anteils-Übereignung
a)    eine Satzungs-Änderung mit einer Sperrminorität von 25% vornehmen, wonach u.a. nur 76% der Geschäftsanteile eine Satzungsänderung vornehmen können
b)    die Sperrminorität von 25% selbst behalten oder von Vertrauten Personen verwalten lassen
c)    Die Anzahl der Beiräte je nach Größe der GmbH und die Beirats-Aufgaben festlegen
 
Die Aufgaben eines Beirats
Diese können individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens durch die Gesellschafter festgelegt werden. Eine mögliche Änderung des Beirats-Mandats sollte ebenfalls nur mit 76% der Geschäftsanteile möglich sein. Damit lassen sich die Aufgaben den Bedürfnissen des Unternehmens nach dem Willen des/der Altgesellschafter/s optimal anpassen, sofern dieser mindestens 25% der Geschäftsanteile behält. – 
In der Regel bestimmt das Beirats-Mandat festgelegte Beratungs-, Überwachungs- und Ausgleichfunktionen. Diese werden von den Gesellschaftern bzw. dem anteilsübertragenden Gesellschafter zuvor festgelegt (z.B.: Der Beirat wird die GF bei …. beratend unterstützen …)
 
Beirat kann die Geschäftsführung beraten
Als Unternehmer müssen Sie grundlegende Entscheidungen treffen, die für Ihr Unternehmen eine große Tragweite haben. Hier eignet sich der Beirat als Gesprächsforum. Darin können Sie sich mit anderen unternehmerisch denkenden, weitblickenden und erfahrenen Persönlichkeiten austauschen. Der Beirat kann durch seinen von außen kommenden Rat Betriebsblindheit verhindern, neue Wege aufzeigen und das Risiko von Fehlentscheidungen verringern. Außerdem zwingen Sie sich, eigene Ideen vor anderen zu begründen, was erfolgreiche Konzepte fördert.
 
Beirat kann Expertenwissen beisteuern
KMU-Unternehmen können nicht wie große Konzerne über personalintensive Stab- oder Geschäftsfelder verfügen. Hier kann ein Beirat wertvolles Fachwissen zur Unternehmensführung, günstigste Finanzierungen aus Fördermitteln von Bund und Ländern zur Schonung des Eigenkapitals sowie Innovation und Wachstum zuführen. Dadurch können mit dieser Hilfe Entscheidungen dann sachkundiger und schneller ausgeführt bzw. umgesetzt werden.
 
Beirat kann die Geschäftsführung kontrollieren
Häufig haben mittelständische Unternehmen mehrere Gesellschafter, z.B. die Erben des Gründers bei einem bestehenden Unternehmen. Auch können fremde Gesellschafter aufgenommen werden, um die Eigenkapitalausstattung zu verbessern. Ist die Gesellschafterversammlung dann uneinig und nicht zu Kompromissen im Interesse des Unternehmens bereit, oder nicht mit Unternehmertypen besetzt, kann sie ihre Aufgabe – Überwachung der Geschäftsführung – nicht mehr effektiv nachkommen. Ein Beirat kann in diesen Situationen dafür sorgen, dass ein schlankes, kompetentes und entscheidungsfähiges Gremium die Geschäftsführung kontrolliert.
 

Beirat kann zwischen Gesellschaftern schlichten und vermitteln
Sowohl in einer aus mehreren Familienmitgliedern, oder fremden zersplitterten Gesellschafterversammlung, nehmen die Unstimmigkeiten zwischen den Gesellschaftern erfahrungsgemäß mit der Zeit zu. Es bedarf immer neuer Anstrengungen, Konflikte zu begrenzen. Die Willensbildung unter den Gesellschaftern wird immer schwerer, Entscheidungen werden blockiert, Mehrheitsbeschlüsse sind aufwändiger zu erzielen. Hier kann ein Beirat, der das Vertrauen aller Gesellschafter genießt, kraft seiner Autorität vermitteln und schlichten. – Der Beirat kann unter Beachtung der wirtschaftlichen und/oder ertragsorientierten Fakten durch die ihm erteilte Stimmberechtigung als Schiedsrichter handeln und dadurch langwierige Entscheidungs-Prozesse ersparen.
 
Einsetzen / Berufen eines Beirats
Ein Beirat kann je nach Größe des Unternehmens aus mehreren Mitgliedern bestehen. Diese müssen sich auf der Grundlage des von den Gesellschaftern festgelegten und beschriebenen Mandats eine Beirats-Satzung geben. In der Regel werden Steuerberater, Wirtschaftsberater oder Rechtsanwälte eingesetzt. –
Die Wahl der einen oder anderen Berufsgruppe hängt von der Größe des Unternehmens sowie den vorgesehenen Aufgaben für den Beirat ab. Bei kleineren Unternehmen < 100 wird man in der Regel den Beirat aus den „wirtschaftsberatenden Berufen“ (Steuerberater oder Wirtschaftsberater) und bei größeren Unternehmen > 100 mindestens je einen Berater aus einem wirtschafts- sowie rechtsberatenden Beruf bestellen.
Daher müssen zunächst die Gesellschafter ein Anforderungsprofil für den/die zu suchenden Beirat/Beräte festlegen. Dieses Profil sollte zunächst die vorrangige, fachliche Kompetenz (entweder ist diese wirtschaftlich oder steuerlich oder eher rechtlich geprägt?), aber auch unbedingt Management-Erfahrung sowie kommunikative und soziale Fähigkeiten enthalten. – Anhand dieser Vorgaben können zielorientiert und nachhaltig über die „Beraternetze Kommunaler Wirtschaftsförderungen oder Banken“ kostenlos geeignete Berater als Beiräte vermittelt werden.
 
Anforderungen an Beiräte
Der Beirat muss unbeschränkt geschäftsfähig sein. Er darf keine verantwortlichen Aufgaben übernehmen, die er für die Gesellschaft schon an anderer Stelle ausübt. Soll der Beirat auch als „Vermittler“ uneiniger Gesellschafter agieren – und das ist i.d.R. ein Bestandsteil eines Mandats – sollte von diesem keine familiäre oder sonstige enge Bindung zu den Gesellschaftern bestehen.
Ein Beratender Beirat ist einfach zu gründen, indem die Gesellschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern jeweils einen Vertrag mit den jeweiligen Rechten und Pflichten schließt. Die Gesellschaft muss die Beiratsmitglieder mit den notwendigen Informationen versorgen. Ergänzend zu diesen vertraglichen Vereinbarungen können das Dienstvertragsrecht sowie das allgemeine Schuldrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs zur Anwendung kommen. Damit liegt in aller Regel eine einfach handhabbare Konstruktion vor.
Die zuvor genannten Fakten können nur eine Grundlage für Ihre Überlegungen, einen Beirat zu erstellen, sein. Bevor Sie einen Beirat „rekrutieren“ sollten Sie mit diesem nach einer Verschwiegenheitsvereinbarung Ihre Gedanken und Anforderungen an die Tätigkeit des Beirats besprechen und dabei die Einstellung des Beirats zu Ihrer persönlichen Auffassung prüfen – deckt sich Ihre Anforderungen an den Beirat mit dessen Einstellung?
 
Bei der Berufung des Beirates ist folgendes grundlegend zu beachten:
1)      Kompetenzen des Beirats können flexibel ausgestaltet werden
2)       Nicht jede Zuständigkeit von Geschäftsführung, Gesellschafterversammlung und Gesellschaftern ist übertragbar
3)       Gesellschafter müssen sich für einen Beirat aussprechen
4)       Existenz des Beirats bleibt in den Händen der Gesellschafter, d.h. die Entscheidung bleibt bei den Gesellschaftern
5)      Beiratsmitglieder bekommen eine Vergütung und müssen alle notwendigen Informationen erhalten
6)       Auch Beiratsmitglieder haften für fehlerhaftes Verhalten
 
Bei Fragen zu o.g. Ausführungen können Sie sich gerne an den Verfasser unverbindlich und kostenlos wenden.
erstellt am 08.05.2019

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